External data usage applications

1. Contacting the Transfer office of the Data Integration Centre (DIC)

• Contact person: Matthias Scheuch (E-Mail: matthias.scheuch@med.uni-greifswald.de)
• Arranging a Zoom appointment to...
  • Describe the data application process
  • Presentation of the project by the applicant
  • Specification of the cohort
  • Selection of necessary data items
  • Possible data formats

2. Ethics application/amendment

• Formulation of the ethics application or, if already available, amendments to the research question by the applicant.
• When applying for research data in accordance with the Mecklenburg-Vorpommern State Hospital Act (LKHG-MV) § 51, a passage on ‘public interest’ is mandatory in the ethics application.
• For further information, see the Ethics Commission of the Greifswald University Medicine (UMG).

3. Prüfung ethischer und datenschutzrelevanter Aspekte

• Einreichen des Ethikantrages bei der lokalen Ethikkommission des Antragstellenden
• Hinweis: die Ethikkommission der UMG prüft aus Zeit- und Aufwandsgründen nur das "öffentliche Interesse" und benötigt daher ein Positivvotum zum Antrag von einer lokalen Ethikkommission

4. Prüfung des öffentlichen Interesses

• bei Forschungsdatenherausgaben entspr. LKHG-MV § 51 muss das "öffentliche Interesse" durch die Ethikkommission der UMG festgestellt werden
• Sitzungstermine der Ethikkommission

5. Weitergabe aller Unterlagen ans DIZ

• Antragstellende muss einreichen...
  • Ethikantrag
  • Positivvotum der lokalen Ethikkommission des Antragstellenden
  • Positivvotum der Ethikkommission der UMG zum "öffentlichen Interesse"

6. Use & Access Committee der UMG

• UAC tagt monatlich, siehe Sitzungstermine
• DIZ reicht alle Unterlagen in die nächste Sitzung des UACs der UMG ein
• Mitglieder verschiedener Kliniken sowie der Datenschutzbeauftragte prüfen die Forschungsfragestellung auf Basis der angeforderten Daten und entscheiden über die Freigabe der angefragten Daten
• DIZ teilt das Votum dem Antragstellenden mit

7., 8., 9. Datenbereitstellung

• DIZ erzeugt Export-Datensatz
• inhaltliche Prüfung der Daten auf evtl. Verletzungen der Datenschutzbestimmungen
• Bereitstellung der Daten via Cryptshare und Benachrichtigung zum Abruf der Daten
• Archivierung und Dokumentation der Datenherausgabe entspr. LKHG-MV § 51 auf der DIZ-Webseite